Озерки / Просвещения 
Один макет — много вариантов текста
Переменные данные — это когда все экземпляры напечатаны по одному макету, но в каждом свой текст: имя гостя на приглашении, ФИО и должность на грамоте или бейдже, данные и фото в удостоверении, номер билета или бланка. Такие тиражи печатаются цифрой: каждый лист может отличаться от соседнего.
Для работы нужны:
- Таблица со всеми записями.
- Макет с общей частью и отмеченными местами переменных полей.
- Шрифт переменного текста и, если нужно, папка с фотографиями.
Таблица: одна строка — один экземпляр
Данные готовят в Excel или похожем табличном редакторе и присылают в XLSX, XLS или CSV. Другие форматы — Word, PDF, текст письма — сначала переносят в таблицу; это делаем мы, но за отдельную плату.
- Все записи — на одном листе.
- Первая строка — названия полей, такие же, как в макете: «ФИО», «Должность», «Компания».
- Каждая следующая строка — один экземпляр. Пустых строк и объединённых ячеек нет.
- Одна ячейка содержит целую запись поля. Если ФИО печатается одной строкой — оно целиком в одной ячейке, а не разбито на три столбца. Если имя и фамилия стоят в разных местах макета — это два столбца.
- Текст — ровно так, как его печатать: регистр, «ё», кавычки, без лишних пробелов в начале и конце.
- Вместо формул — значения. Коды с нулями в начале задайте текстовым форматом ячейки, иначе Excel нули отбросит.
Количество строк — это количество персональных экземпляров. Если часть тиража нужна без имени, скажите об этом в заявке.
Макет: место поля и запас под длинные строки
Общая часть макета готовится по общим правилам: вылеты, безопасное поле, CMYK, шрифты в кривых. Переменный текст подставляется при печати, поэтому его в кривые не переводят — для него нужен сам шрифт.
На месте каждого поля поставьте образец — лучше самое длинное значение из таблицы — и укажите параметры:
| Что указать | Пример |
|---|---|
| Какой столбец таблицы | «ФИО» |
| Положение и ширина области | 20 мм от левого края, ширина 70 мм |
| Шрифт, кегль, цвет | Arial Bold, 14 pt, чёрный 100 K |
| Выравнивание | по центру |
| Что делать с длинным значением | уменьшать до 11 pt или переносить на вторую строку |
Шрифт пришлите файлом (OTF или TTF) вместе с макетом. Если шрифт не годится для передачи, менеджер предложит похожий из имеющихся.
Совет. Проверьте, как в отведённое место встаёт самая длинная фамилия и самая короткая. Двойные фамилии и длинные должности чаще всего ломают вёрстку.
Нумерация — тоже переменное поле
Сквозную нумерацию — билетов, купонов, бланков, пропусков — делаем при цифровой печати: номер подставляется в макет так же, как имя, и каждый экземпляр получает свой. Отдельный нумератор для этого не нужен, поэтому номер может стоять в любом месте макета, любым шрифтом и цветом.
Номера можно задать двумя способами:
- по диапазону — если номера идут подряд: укажите первый номер и количество или первый и последний;
- столбцом таблицы — если номера идут не подряд, с пропусками, сериями или выгружены из учётной системы; тогда одна строка — один номер.
| Что указать | Пример |
|---|---|
| Первый и последний номер | с 0001 по 0500 |
| Число знаков и ведущие нули | «0001», а не «1» |
| Текст до или после номера | «Серия А № 0001» |
| Положение, шрифт, кегль, цвет | правый верхний угол, 12 pt, красный |
| Сколько раз номер на изделии | на билете и на отрывном корешке — один и тот же |
В макете поставьте на место номера образец в нужном формате — например, «№ 0500»: так видно, хватает ли места. Ведущие нули в таблице сохраните текстовым форматом ячейки. Раскладку на печатный лист делаем сами, в макете достаточно одного изделия с отмеченным местом номера.
Фотографии и разные картинки
Если в каждом экземпляре своё фото, например в удостоверениях:
- все фото — в одной папке, в JPG или TIFF;
- имя файла совпадает со значением в отдельном столбце таблицы (например, «ivanov.jpg»);
- одинаковые пропорции и кадрирование, разрешение — 300 dpi в размере печати;
- в макете — рамка с точным размером и положением фото.
Перед печатью
Проверьте таблицу ещё раз: имена, должности и написание печатаются ровно так, как в ней указаны. Согласуйте макет с подставленными данными — на нескольких строках, включая самую длинную.
Как передать таблицу, макет и шрифты — в теме передача файлов. Если данные или макет не по этим правилам, менеджер предупредит и подскажет, что поправить; печать с ошибками в данных — под ответственность заказчика.
Частые вопросы
Можно пронумеровать билеты, бланки или купоны?
Да. При цифровой печати номер — такое же переменное поле, как имя: каждый экземпляр получает свой. Укажите первый и последний номер, формат (например, 0001) и место номера в макете.
Можно прислать список в Word или прямо в письме?
Можно, но перед печатью его придётся перенести в таблицу и проверить — это отдельная работа, стоимость назовёт менеджер. Быстрее сразу прислать Excel.
Кто отвечает за опечатки в именах?
Текст берётся из таблицы как есть, поэтому опечатки из неё перейдут в тираж. Перед печатью проверьте список и согласуйте макет с подставленными данными.
Можно сделать удостоверения с фотографией каждого сотрудника?
Да. Пришлите фотографии одной папкой, а в таблице добавьте столбец с именем файла фото для каждой строки.
Что делать, если фамилия не помещается в строку?
Задайте правило заранее: уменьшать кегль до определённого минимума или переносить на вторую строку. Самые длинные значения легко найти в Excel функцией ДЛСТР (LEN).