Пять вопросов про печать для организации

Поздравляем, вы открыли свой бизнес! Свеженькое свидетельство о регистрации ООО или ИП уже висит в рамочке над вашим рабочим местом, а вы начинаете лихорадочно соображать, что же вам еще нужно для работы. Не последним пунктом в списке необходимого стоит печать компании. Так ли она нужна современному бизнесмену, и можно ли вообще работать без печати?

Давайте разбираться.

Нужна ли печать для ООО и ИП?

Современное законодательство напрямую не обязывает владельцев бизнеса иметь официальную печать компании. Не хотите заводить — работайте без неё. Сейчас всё больше и больше документов можно не заверять печатями, и список этот постоянно растет. Например, в конце 2016 года отменили обязательные доселе печати в трудовых книжках и прочих кадровых документах. С февраля 2017 года печать необязательна и в путевых листах, которые выписывают водителям автотранспортные компании. Индивидуальные предприниматели тоже могут вполне себе работать без печати, и заверять документы только автографом.

Но есть ситуации, когда печать ООО или ИП просто необходима.

Например, печать потребуется для заверения товарных чеков. Без печати такой чек недействителен. Та же история с приходными кассовыми ордерами: без печати это просто бумага с цифрами и буквами, а не официальный документ. Работа с бланками строгой отчетности (БСО) вообще невозможна без печати. Если вы не используете контрольно-кассовую технику (а работать без нее, кстати, можно только до середины 2018 года), то вы должны заполнять и оформлять БСО, где печать исполнителя обязательна.

Некоторые коммерческие банки могут отказать вам в открытии счета и проведении расчетно-кассовых операций без печати. Предприниматель, желающий открыть счет ИП или ООО в таком банке, должен либо иметь печать для банковских бумаг, либо быть готовым распоряжаться денежными средствами только онлайн при помощи ЭЦП.

И есть еще куча ситуаций, когда отсутствие печати станет обидным препятствием для каких-то дел. Об этом и поговорим далее.

Работа ИП и ООО без печати: плюсы и минусы?

Если вы еще не решили, нужна вам печать, или нет, давайте внимательно посчитаем все за и против, и поймем, стоит ли заводить печать или обойдемся без неё?

Итак, как положено, поглядим сначала на минусы, а потом посчитаем плюсы,

Из неприятного имеем вот что:

  • Заказ печати — это расходы. Даже если учесть, что стоимость изготовления простой печати не так уж и велика, для начинающего бизнесмена это может быть дороговато.
  • После изготовления и оформления печати ее придется постоянно носить с собой и проставлять на всех документах.
  • Для большой компании может потребоваться не одна печать, а несколько дубликатов.
  • Печать могут украсть или же вы сами можете потерять ее. А это — довольно неприятная процедура по ликвидации утерянной печати и её замене на новую. Опять же время, нервы и деньги.
  • Для пущей безопасности печать организации нужно регистрировать, а это тоже время, нервы и деньги. В России регистрировать печать необязательно, но если вы хотите быть спокойны — придется побегать.

Где зарегистрировать печать? Это можно сделать в любой из этих контор: в торгово-промышленной палате, в управлении государственной регистрационной палаты, в отделении налоговой службы или органах внутренних дел. Если вы боитесь, что вашу печать могут умыкнуть злодеи, или вы сами ее можете потерять — ОВД самый разумный вариант.

А теперь плюсы и полезности для обладателя печати:

  • Печать сложнее подделать, чем подпись. И, соответственно, сложнее подделать документ с печатью, чем без нее. Как бы то ни было, мошенники всё еще существуют, и лишняя защита от них никогда не помешает. Вариантов защиты печати очень много.
  • Вы сможете работать со всеми видами документов, например, с теми же бланками строгой отчетности, товарными чеками, о которых говорилось выше.
  • Договор с печатью выглядит солиднее, чем без нее. А в бизнесе имидж — штука не последняя. Некоторые партнеры просто могут отказать вам в выгодном контракте из-за отсутствия печати.
  • Появится возможность поработать с крупными компаниями, государственными предприятиями и учреждениями. В таких конторах на бизнесмена без печати даже и не посмотрят. Для них печать до сих пор является символом надежности.
  • Вам будут верить банки. Как и для госструктур, печать для них — один из показателей вашей надежности и честности.
  • Вы сможете нанимать сотрудников и оформлять им трудовые книжки. И хотя проставлять печати в текущих записях о смене места работы или должности сейчас не обязательно, на первой странице трудовой книжки печать работодателя всё еще необходима.

Кстати, о расходах на изготовление печати. В некоторых случаях это не очень то и дорого. Особенно, если вы заказываете комплексную услугу — специальный набор начинающему бизнесмену, который мы собрали для тех, кто открывает собственное дело.

 

Можно ли делать печать ИП и ООО без документов?

Нет.

Без документов можно изготовить персональную неофициальную печать, экслибрис, факсимиле или штампы типа «Одобрено» или «Исх. № ___».  Официальная печать организации — штука серьезная, и для ее изготовления нужно обязательно предоставить подтверждающие документы.

Во-первых, это исключает возможность мошенничества. Без документов никто, кроме вас, не сможет заказать печать вашей компании. Даже если нужен просто дубликат печати, и вы принесете её к нам в типографию, регистрационные документы всё равно нужны: вдруг вы жулик, который украл или взял на время печать, чтобы сделать ее дубликат?

Во-вторых, в свидетельстве о регистрации ООО или ИП указаны верные данные, которые нужно поместить на печать: название компании, место регистрации, регистрационный номер компании или индивидуального предпринимателя. Это исключит возможные ошибки при подготовке макета оттиска новой печати.

Какие документы нужны для изготовления печати?

Из предыдущего вопроса возникает следующий: какие документы нужно принести в типографию, чтобы изготовить печать ООО или ИП?

Как правило, все конторы, которые занимаются изготовлением печатей и штампов, требуют предъявить для изготовления печати следующий набор документов:

  • Свидетельство о регистрации компании, ООО или ИП.
  • Ваши личные документы (паспорт) — так сотрудник типографии, принимающий заявку, удостоверится, что компания действительно ваша. Кстати, заказывать печать не обязательно должен сам Генеральный директор или владелец компании. Заказать может любой сотрудник фирмы, у которого есть доверенность от компании.
  • Дизайн-макет оттиска печати (если есть).

Некоторым изготовителям печати достаточно и простой копии свидетельства о регистрации, но лучше всего предоставлять оригиналы.

Печать организации: как это делается?

Итак, вы решили делать печать фирмы. Приготовили все нужные документы, и нашли лучшее в мире место, где делают самые крутые печати. Хотите знать, что происходит дальше? Смотрите, читайте и записывайте на всякий случай.

Дизайн печати для ООО и ИП

Всё начинается с дизайна. Единых требований к дизайну печати для организации не существует. И необязательно печать фирмы — это круглый оттиск. В принципе, она может быть хоть в форме восьмилучевой звезды с изображением скачущего по кукурузному полю трехголового дракона. Но стоимость такой оригинальной печати будет гораздо выше стоимости простой и скромной круглой печати. Да и в деловых документах такая нестандартная печать будет смотреться неуместно. Так что останавливаемся на круглой.

Размеры печати — 40 мм. Для этих габаритов уже есть готовые заготовки и оснастка. На печати предприятия или ИП обязательно должны быть:

  • Название компании или надпись «Индивидуальный предприниматель»;
  • Для ИП — фамилия имя и отчество предпринимателя
  • Название населённого пункта, в котором зарегистрирована компания (посёлок, город или область).
  • Данные ИНН и/или ОГРН (ОГРНИП).

По желанию заказчика, на поле печати может располагаться логотип, эмблема или товарный знак (пусть даже дракон, скачущий по полю), описание вида деятельности компании (например, «лечение и протезирование хвостов») и специальные элементы графической защиты. К элементам защиты относятся особые узоры, разные гарнитуры шрифтов и микротекст, разрывы линий, орнаменты из тонких линий-гильошей.

Производство печатей

Давно канули в лету времена, когда рисунки и текст на печатях вырезали вручную или механическим гравировальным аппаратом. Сегодня всё делает быстрый и точный лазер. Весь процесс изготовления клише занимает минут пятнадцать, если рисунок сложный и детализированный. Простые печати режутся вдвое быстрее.

Для изготовления клише используется особый материал на основе резины. Он гораздо прочнее и долговечнее натуральной резины, и, в отличие неё, не горит и не коптит под воздействием лазерного луча. Мечта, а не материал.

Оснастка печатей

Последний этап в изготовлении печати — ее оснастка. Готовое клише промывается и приклеивается к выбранному механизму. И здесь тоже есть варианты, как простые, так и сложные.

Механическая или автоматическая оснастка. Самый популярный сегодня вид оснастки для печати ООО или ИП. Вы наверняка видели такие печати миллион раз: пластиковый или металлический цилиндр со спрятанным внутри клише и подушечкой с чернилами. Печать ничего не пачкает, всегда готова к работе и работает без заправки чернилами долгое время. Печать ставится автоматически при нажатии на верхнюю часть. Автоматика делает оттиск четким и ровным. Единственный минус — достаточно большой размер механизма. Удобнее всего их использовать в офисе.

Кстати, механическая оснастка позволяет использовать несколько цветов в оттиске. В этом случае цветные чернила наносятся на разные области клише. Разноцветная печать — это и круто, и дополнительная защита от подделки. Но и стоимость такой печати выше, чем одноцветной.

Штемпель с подушечкой (ручная оснастка). Классическое клише с рукояткой, которое макают в подушечку и шлёпают в документ. Этот вариант оснастки используется очень давно. Наверняка египетские фараоны тоже что-то такое использовали, когда заверяли налоговые документы или товарные накладные работорговцев. Ручная оснастка рекомендуется только для офиса: если будете переносить или перевозить такую печать, рискуете испачкать чернилами всё вокруг.

Карманная оснастка. Это вариант для бизнесменов, которые не сидят на одном месте. Любят такие печати врачи, сотрудники выездных инспекций, нотариусы и т.д. Печать представляет собой небольшой плотно завинчивающийся или закрывающийся пенал. Крышка пенала — сама печать, донышко — штемпельная подушка с чернилами. Часто карманная печать — дубликат основной, которая находится в офисе.

Заказ печати для ИП или организации

Вот что мы можем рассказать вам о печатях для компаний. Вести дела без печати или потратить немного денег на ее изготовление — решать вам. Если же вы решили не рисковать, и заказать печать — тут всё просто: приходите в любой наш офис и заказываете. А можно даже не приходить: пишите письмо, звоните по телефону или заказывайте онлайн. Мы постарались предусмотреть в каталоге все варианты, которые устроят даже самых капризных заказчиков.

Берегите себя и ведите бизнес с удовольствием.