Для того чтобы организовать мероприятие (конференцию, обучающий семинар, презентацию продукта, и т.д.) на самом высоком уровне, организатору нужно держать в голове массу информации, и приготовить к его началу очень много всего. В суматохе можно кое-о чем и забыть.
Сохраните себе наш чек-лист с пятью самыми важными для мероприятия полиграфическими вещами.
1. Бейджи для участников и организаторов
Бейдж на мероприятии можно с натяжкой назвать мобильной визиткой. На нем обязательно пишут имя, фамилию, должность и статус на этом мероприятии: участник, организатор, спикер и т.д.
Самый распространенный тип бейджей на мероприятие — это бейджи-карманы со шнурком и картонным или бумажным вкладышем, на котором и печатается информация. Обычно такие бейджи, точнее, вкладыши в них, печатаются в том стиле, в котором оформлено мероприятие: с его логотипом и в его цветах.
Для того чтобы отличать организаторов от участников, как правило, используются карманы разного цвета, либо печатают эти категории на разного цвета бумаге.
2. Приглашения на мероприятие
На мероприятия принято приглашать. Естественно, для этого понадобятся приглашения, отпечатанные в том самом фирменном стиле мероприятия. Это может быть как пригласительный билет, так и письмо-приглашение на официальном бланке. Для рассылки приглашений понадобятся конверты. В такой конверт, кроме официального приглашения, часто вкладывают буклеты с программой мероприятия.
3. Листовки и буклеты для раздачи
Чем могут быть полезны листовки и буклеты на мероприятии? зачем их обязательно нужно заказывать?
- Листовки — это отличный раздаточный материал. Кроме рекламы ваших продуктов на них можно поместить программу мероприятия, расписание выступлений спикеров, план выставки и т.д. Такой буклет или листовку точно не выкинут в урну до конца мероприятия.
- Буклеты — это мини-презентации ваших продуктов. Раздавайте их гостям мероприятия с помощью промоутеров или разложите по местам для участников.
- Брошюры с мини-презентациями (как и листовки с буклетами) — одна из составляющих частей пресс-кита, о котором речь пойдет чуть дальше.
Кстати, недорогие раздаточные листовки, особенно одноцветные можно распечатать на ризографе, а не на цифровой машине: это будет гораздо дешевле.
4. Пресс-кит или бизнес-презенты
Любое более-менее солидное мероприятие предполагает присутствие на нем представителей пишущей братии — журналистов, который будут освещать ваше мероприятие в прессе. Сегодня же пресса — это не только газеты и журналы, но и многочисленные сетевые издания, тематические блоги сайты.
Еще несколько лет назад пресс-кит компании предназначался именно для этой категории гостей мероприятия, но сегодня любой гость может стать распространителем информации о вас и о мероприятии: у большинства людей есть аккаунты в соцсетях, и они могут поделиться информацией там.
Что же такое пресс-кит? Это специальный набор для журналистов и гостей, который поможет им верно и точно осветить мероприятие.
Что входит в пресс-кит?
- Официальный пресс-релиз мероприятия. Это именно то, ради чего и создается пресс-кит. Распечатывается он на фирменных бланках с эмблемой мероприятия (поэтому такие бланки тоже надо бы заказать заранее). На основании пресс-релиза как раз и будут писаться отзывы о событии.
- Мини-каталог. Это как раз те самые буклеты и брошюры с презентациями ваших продуктов.
- Ручка и блокнот с логотипом или эмблемой мероприятия. Это дань уважения труду журналиста. Например, для того чтобы ему было удобно сделать заметки во время выступлений спикеров или во время итоговой пресс-конференции. Кстати, многие даже коллекционируют ручки с мероприятий.
- Папка для бумаг из пресс-кита. В неё и будут вложены пресс-релиз, рекламные материалы (каталоги, буклеты, листовки) и блокнот с ручкой. Естественно, такая папка должны быть тоже оформлена в стиле мероприятия: лого, цвета и т.д.
- Пакет. Да, папку пресс-кита будет гораздо удобнее носить в фирменном бумажном пакете с логотипом мероприятия, лого компании или товарным знаком вашего продукта. Сюда же, в пакет, можно вложить небольшой сувенир, например, брелок или магнитный календарик. Естественно, брендированный.
Такой пресс-кит в пакете — это уже не просто фирменная папка с логотипом и пресс-релизом внутри, а настоящий бизнес-презент, который понравится любому гостю вашего мероприятия. Естественно, набор вещей в пресс-ките можно менять, например, вместо блокнота приложить крутой ежедневник, а вместо буклетов и брошюр — полноразмерную цветную презентацию. И вместо пресс-кита вы получите хороший бизнес-презент для важных гостей.
5. Баннеры для оформления
Это не совсем полиграфические вещи, точнее, совсем не полиграфические. Скорее, они относятся к категории рекламных конструкций, но про них тоже надо обязательно вспомнить. Тем более, что заказать мобильные баннеры и пресс-волл вы тоже можете у нас. Мы даже писали про это целую статью!
Итак, в первую очередь вам понадобится пресс-волл. Сегодня это обязательное условие для успешного мероприятия. Пресс-волл может понадобиться не один, а несколько. Например, один из пресс-воллов устанавливается на сцене и играет роль ее задника, а другой — на входе, и выполняет функции фотозоны для гостей мероприятия.
Кроме пресс-волла понадобятся и мобильные рекламные баннеры — те самые легкие и компактные «паучки» или Х-баннеры, или быстросборные ролл-апы. Прелесть этих баннеров в том, что вы можете разместить их в любом месте: на входе, по краям сцены, возле стенда на выставке. Они легкие, собираются и разбираются за считанные минуты, и при этом очень устойчивые.
Дополнительный пункт
Конечно, кроме всего вышеперечисленного вам может понадобиться еще много всяких полиграфических (и не только) штук для того чтобы мероприятие прошло на ура. Например, свежие визитки для сотрудников компании, участвующих в мероприятии. Или наградные дипломы, грамоты и медали для участников. Может понадобиться промо-продукция, например, футболки для промоутеров, бейсболки и многое другое.
Всё это вы можете заказать у нас. Быстро и, что самое главное, по очень разумным ценам.
Ваш Процвет.
